¿CÓMO REORGANIZAR LAS PYMES EN EL SISTEMA ACTUAL?

Nuestras recomendaciones a las Pymes hace unos meses era que la necesidad de organizar los negocios era muy importante, hoy les decimos que es indispensable.

Nuestro primer mensaje va dirigido a las Pymes cuyos ingresos anuales, son mayores de C$ 500,000.00 Quinientos Mil Córdobas Netos, muchos estarán en este rango sin darse cuenta por no llevar el registro de sus movimientos económicos.

Photo by bongkarn thanyakij on Pexels.com

Sus condiciones podrán tener una ventaja competitiva ante otros negocios, sin embargo, el mantener esa condición (falta de registros de ingresos) los hace igual de vulnerable que al otro segmento que está debajo de la cifra indicada.

La estructura básica que hemos planteado, es que todos los negocios deben tener desde su inicio las áreas de (operación, venta, finanzas) no importando si es manejado por una o varias personas., ahora vamos a plantear en esa misma estructura los métodos de organización con ayuda de herramientas tecnológicas.

Que es lo primero que nos recomiendan como medida de prevencion: Disminuir el aglomeramiento de las personas en un mismo punto, y no solo en los centros de trabajo, sino que en los medios de transporte público o privados.

Así que las empresas o negocios que conocen los procesos y actividades que ejecutan ellos o sus colaboradores, valorarán cuanto de su personal es obligatoriamente necesario que permanezca en el local físico y cuanto puede hacer de forma remota o alternas.

Las empresas que cuentan con esa distribución (procesos y actividades), lo podrán hacer con herramientas cómo Trello, (con versión para móvil y laptop) que permite asignar actividades individuales o grupales, en ella pueden escribir los avances y revisar los seguimientos además te da alertas de atrasos en fechas de entrega.

Es una versión más ligera del Microsoft Proyect que utilizamos en los proyectos de construcción. La recomendación es que tengan bien detalladas las tareas que realizan para tener una mejor coordinación del trabajo.

Para otro tipo de negocios no tan estructurados, o personas naturales les recomendamos el calendario de Google, aparte de darles recordatorios al instante, es una herramienta que tienen a mano.

Ventaja todas ellas te dan la oportunidad de medir tus procesos de forma sistematizada y pueden tomar decisiones efectivas mediante el análisis y la evaluación, la desventaja es que, si no son aplicados con los procesos, constantes con su uso y adaptados a la tecnología, puede generar retrasos, desperdicios e improductividad; y considerar descartar su uso además quedar más expuestos ante las transformaciones actuales.

En el área de ventas lo podemos enfocar de dos maneras el llenado y análisis de las estadísticas (¿quién te compra?, ¿qué te compra?, ¿cada cuánto te compra?, o cualquier característica representativa que quieran evaluar de su mercado) porque al estar en el día a día lo vamos postergando; esa actividad la podemos hacer en Excel.

También están las aplicaciones para generar publicidad como canva (imágenes de productos y servicios), linked in (red social para promover servicios), elaborar contenido en las redes sociales (Facebook, Instagram, WhatsApp business), ubicar tu negocio en plataformas como Google maps y Google my Business, o bien crear página web, blog y videos en el canal de Youtube.

Todas estas herramientas que generen interacción con el cliente, hacen que se identifica con la Empresa no solo cuando le venden sus productos, sino cuando le brindan de forma coherente información positiva y constructiva.

En la parte económica, para las medianas empresas, muchos de los sistemas que utilizan son en línea,  el requisito básico es una conexión de internet estable, otras de las recomendaciones que haríamos es que los soportes de los documentos estén escaneados y archivados en la nube, puede ser en Google drive o Dropbox, estas aplicaciones te permiten tener carpetas compartidas con varios usuarios y estar interconectados de forma permanente, los documentos puedes ser escaneados una vez por semana en un escáner físico o en aplicaciones con Cam Scanner.

Photo by Lukas on Pexels.com

En el caso de pymes que no cuenten con sistemas contables, este es el momento idóneo para que hacerlo, llevamos cuatro meses que podemos registrar perfectamente en formatos de Excel todos los movimientos económicos de ingresos y egresos.

Para las reuniones con todo el equipo de trabajo, pueden utilizar aplicaciones para llamadas como Skype, WhatsApp, grupos cerrados de Facebook cuando los usuarios son pocos y Zoom o Meet Jit,si o aplicaciones de especializadas Google para un mayor número de usuarios.

La aplicación de todas estas herramientas dependerá de cómo este organizada la empresa, del criterio y disposición de las personas que las componen, sin embargo, algunas áreas de la organización seguirán manteniendo en físico, por lo que deberán mantener las medidas de higiene recomendadas, como el lavado de mano, el distanciamiento de más de un metro, entre otras.

Estos cambios, aunque fueron drásticos representan el comienzo de una nueva era laboral, donde los profesionales, tendrán que migrar a nuevos sistemas de trabajo y las pymes a reinventar a nuevos modelos de negocios.

Agradecemos en la Colaboración del Ingeniero Roger Noguera, de Volcano Soucer por el aporte de información de las herramientas tecnológicas.

También agradecemos al Lic. Harry Alexander Guevara por la revisión del Texto

SAN JUAN DE RÍO COCO, DONDE EL CAFÉ SE COMBINA ENTRE LAS PLANTAS DEL JARDÍN

Visitamos en la última semana de febrero el Municipio de San Juan de Rio Coco, ubicado a 241 km de la capital de Nicaragua, nos invitaron de la Cooperativa José Alfredo Zeledón para brindar una charla de Finanzas Personales a miembros de la cooperativa e invitados especiales el viernes 27 de febrero del 2020.

MIEMBROS DE LA COOPERATIVA JOSÉ ALFREDO ZELEDÓN.
 

Un sitio con un clima muy fresco y acogedor, de tierra fértil, propicios para la siembra del café siendo la principal actividad económica. Su población bastante joven y con muchos deseos de superación, posee diversas características y elementos para el desarrollo en sus manos.

Aprovechamos para quedarnos el fin de semana y conocer un poco más de la región y sus costumbres, el sábado nos trasladamos a la comunidad de San José de Ojoche, ubicada a una hora de camino en vehículo 4×4, está ubicada a 1300 mts de altura sobre el nivel del mar.

Es un área donde las empresas telefónicas no tienen alcance, y el proceso de desconexión de la tecnología y la conexión ante la naturaleza es obligatoria, por lo que es una condición idónea para disfrutar nuestros recursos naturales.

La gente es muy hospitalaria, amable y sencilla, con hábitos laborales muy arraigados de hombres y mujeres que definen sus tareas en el hogar como fuera de ella, además trabajan en las actividades del ciclo del café que inició en octubre del año pasado y finalizó días antes de nuestra llegada.

Nos hospedamos en la casa de la familia Alfaro Núñez, nos recibieron con una acostumbrada taza de café, que en muchos hogares de la zona es consumido como agua, sumándoles a sus costumbres milenarias, debemos añadir que es necesario por lo fresco del clima, al llegar el anochecer los fuertes vientos y el frio intenso hizo que las frazadas fueran imprescindibles.

Las infaltables tortillas hechas en comal de leña acompañadas de frijoles tiernos recién cosidos, con crema y su respectiva taza de café caliente fue una de las delicias que degustamos hechas por las laboriosas manos de Doña Bertita.

Visitamos varios hogares y nos llamó poderosamente la atención que los snacks de los niños, eran las frutas de temporada, que aprovechamos para consumir y traernos a casa, la cosecha y comercialización de frutas de temporadas se ha convertido en la segunda fuente de ingresos económicos de la región, así como el comercio de productos de consumo básico o masivo. 

FAMILIA ALFARO NUÑEZ
PROPIETARIO OSCAR ROBERTO PÉREZ

 Es un pueblo con mucho potencial para desarrollar de forma sostenible equilibrada y consciente, tanto en recursos naturales como humanos, son personas trabajadoras y creativas con grandes historias de superación. Nos llamó la atención el diseño de esta casa, que, a pesar de su sencillez, su diseño fue creado con los detalles que puede tener una obra diseñada por expertos.

Una de esas historias de motivación e inspiración nos la contó Don Edmundo López Muñoz, presidente fundador de la Cooperativa José Alfredo Zeledón, que inició operaciones el 12 de abril del 1996, Don Mundito, como le llaman sus amigos tuvo que trabajar a muy temprana edad, para mantener a su madre y sus hermanos, a base de mucho esfuerzo fue adquiriendo tierras y entrando de lleno al cultivo del café; actualmente es reconocido por su experiencias y conocimientos en el sector cafetalero y agrícola a nivel nacional e internacional.

La cooperativa cumplió este 12 de abril, 24 años de su fundación, sus logros han sido muchos y esos se reflejan en la mejora del estilo de vida de sus cooperados, además uno de los temas que es prioridad para don Edmundo es la participación de la mujer, como propietaria y administradora de sus tierras, la cooperativa inicio con la participación de 6 mujeres y en la actualidad son 106 mujeres cuya producción representa el 40% de la producción anual.

Felicitamos por esta grandiosa labor a todo el equipo que ha trabajado arduamente en estos 24 años, no sólo para destacarse en la producción cafetalera, siembro agrícolas, empoderamiento de la mujer, equidad de género, mejora del estilo de vida de sus cooperados, sino en lograr algo que en economía lo consideramos el éxito de una empresa, que es la auto sostenibilidad y desarrollo con sus propios recursos operativos y económicos.

DON EDMUNDO LÓPEZ MUÑOZ

AGRADECEMOS REVISIÓN DE TEXTO AL LIC. HARRY ALEXANDER GUEVARA

3 ESTRATEGIAS PARA ENFRENTAR TIEMPOS DE CRISIS

En panoramas sociales, de salud, cultura, educación, entre otras, podemos encontrar distintas variables o enfoques que a mediano y largo plazo pueden tener repercusiones e impacto económico, por lo cual no podemos separarlas y el análisis de ellas debe ser exhaustivo.

Partiendo de esa variable nos preguntamos ¿Cómo podemos enfrentar esta situación que se nos presenta? Hay muchas alternativas que varían de acuerdo al área de experiencia de cada especialista, además estas recomendaciones pueden ser a nivel personal o empresarial.

Nuestro aporte en esta ocasión será en la organización de recursos administrados por las Pymes o Empresas, tanto económicos como operativos, que nos darán una perspectiva de como nos podemos preparar para enfrentar situaciones de incertidumbre como las actuales.

  1. Organización de Recursos Económicos (Ingresos y Egresos):

Empecemos por los ingresos, en el caso de las empresas o pymes tiende a ser fluctuante por diversos factores, sin embargo, al llevar un registro diario de ellos vamos a poder determinar cifras estimadas para proyectarlas.

Al tener la cifra de los ingresos mensuales apliquemos tres escenarios, en este ejercicio el primero es, si los ingresos son más altos que los egresos, significa que tenemos un porcentaje para ahorro o inversión, sin embargo, sería bueno analizar los costos y gastos operativos para estudiar el rendimiento de los egresos y considerar aumentar el porcentaje de disponibilidad.


El segundo escenario es si los ingresos son iguales a egresos ¿qué significa esto? Que el negocio está en un punto de equilibrio, donde no ganas ni pierdes y a través del tiempo la condición económica del negocio se convierte en mundo de subsistencia, así que no es recomendable permanecer mucho tiempo en este escenario ya que uno de los fines en los negocios es la rentabilidad.

El tercer escenario es cuando tus egresos son mayores que los ingresos y eso implica que debemos de buscar fuentes para poder equilíbranos a este fenómeno, se llama financiamiento.

¿Qué sucede en este proceso? Uno de los primeros pasos que deben de analizar los negocios son los tipos de financiamientos, las tasas de intereses y tiempo de financiamiento, además de la disponibilidad para generar pago y otras variables internas del negocio.

El escenario tercero es el más vulnerable a fenómenos externos y tiene efectos negativos sino es manejado de forma prudente y responsable, a nivel empresarial debemos analizar variables como el rendimiento de las compras, nivel de inventario de productos en procesos como inventario de producto terminados, cuentas por cobrar o pagar o cualquier otra variable que genere insolvencia en la empresa o pyme e impida los pagos del financiamiento.

A nivel personal nuestros hábitos de consumo son factores muy importantes que repercuten en el incremento de los niveles de endeudamientos, así que analizar que la  genera es muy importante; por ejemplo al comprar algo, determinar si realmente lo necesitamos o queremos, saber si no estás comprando el bien o el servicio en lugares con precios elevados al valor del mercado, si la disponibilidad de efectivo dirigida a la compra no afecta responsabilidades fijas que posteriormente se sumen a la deuda, entre muchas otra variables que te harán realizar una compra   consciente.

2. Organización de la Administración del Tiempo y la Productividad.

En las empresas el factor tiempo es determinante, un recurso muy preciado y con déficit en su administración, debemos de estar consciente que si nosotros no lo manejamos el nos maneja a nosotros.

Después de esa afirmación ¿por dónde podemos empezar para evitarlo? El conocimiento es un gran poder que podemos aprovechar en nuestro favor y eso implicaría que no importando el tamaño de la empresa o Pyme debemos conocer los procesos, actividades, metodologías que ejecutan los colaboradores o en su defecto el todólogo del negocio desde todas las áreas de la empresa, que para iniciar recomendamos sean tres, el área operativa qué es el ¿Cómo hacerlo?, la venta y publicidad que es ¿Para quién se hace? Y la económica que es ¿Cuánto cuesta?

Es por ello que debemos ser conscientes de todas las actividades que hacemos, su duración, sus procesos y su resultado.  Porque a veces no hacemos escenarios de situaciones que son como la realidad y la expectativa, así que si nosotros aprendemos a medir y cuantificar mejor este recurso tendremos mejores resultados.


¿Qué tenemos que hacer? Medir y determinar procesos para las actividades, eso sí, con evaluaciones de resultados constantes para evitar situaciones pasivas cómodas.


3. Organizar Nuestros propósitos de vida:

Muchos dicen que nunca es tarde para empezar y que el mejor momento de hacerlo es hoy, ¿Para qué definir mi propósito? ¿Cómo esto va a ayudar a mi vida profesional empresarial o económica?

Podríamos decir que, para “Empezar Hacer y a Ser”, muchas personas estudian carreras profesionales o  se dedican a oficios que no les da sentido a sus vidas, eso conlleva a desempeñarse con un rendimiento laboral no idóneo, a que exista una alta rotación del personal en las empresas, a quedarse estancado en un cargo que lo necesitan pero no lo quieren, a quejarse del entorno al punto de crear un ambiente tóxico en la empresa, a no identificarse en la organización y por ende a desperdiciar los recursos de la misma.

En el área de recursos humanos vemos muchos de estos y otros casos más, donde al final somos parte de ese sistema o circulo vicioso que debemos de romper, les podemos dar herramientas o estrategias de cómo hacerlo, pero la decisión consciente está en cada uno de ustedes.

Empezar a realizar un detalle de las actividades que nos llaman la atención, analizarnos internamente de forma sincera para determinar que conocimiento tenemos que lo hayamos experimentado por mucho tiempo y poseamos una gran habilidad al ejecutarlo.

Al encontrar ese para qué en nuestra vida, la podemos convertir en una fuente de ingreso básica o adicional. Poder determinar una profesión, y oficio que nos guste y además nos retribuya monetariamente en toda nuestra etapa económicamente activa.

Tomemos en cuenta algo, a parte de analizar nuestras condiciones económicas actuales tanto nuestras como la de nuestra familia, debemos ser un poco más visionarios que preguntarnos ¿qué hacemos para organizar nuestro retiro? a muchos les pueden faltar 40 0 20 años o menos, sin embargo, el tiempo que deben garantizar después es de 10, 20 o 30 años.

 Les dejamos esta reflexión con el ánimo de darles una pauta, donde tengan los suficientes elementos para transformar su presente y construir su futuro.

Prudencia y Prevención

Es lógico pensar que nos preocupemos por nuestra salud y la de nuestros seres queridos, ante una situación como la actual, eso nos hace tomar medidas como comprar productos y abastecer la despensa con artículos básicos por la cantidad que el efectivo o tarjeta de crédito lo permitan.

Esas son una de las medidas preventivas normales en el consumidor, sin embargo, es un arma de doble filo ya que, al no planificar el egreso te descapitalizas y para cubrir los gastos corrientes tiendes a incurrir en deudas.

Otro de los escenarios habituales en estos eventos, es aprovechar la oportunidad de vender artículos relacionados o no; eso refleja que la economía se mueve, y aunque disminuyan las transacciones comerciales comunes, el impacto negativo se reduce.

Por ende, en estos casos, pasa que muchos comerciantes alteran los precios de los productos, según ellos para aprovechar el momento y obtener mayores ganancias, (el precio del bien fue adquirido antes de iniciar el proceso especulativo).

Esta estrategia la utilizan los grandes negocios no de forma drástica, es más utilizada los medianos y pequeños negocios, los primeros conocen los movimientos del mercado y están más preparados para enfrentarlos y reconocen que estas acciones les pueden hacer perder cliente y quedarse con un mayor inventario. También toman en cuenta que estas situaciones son temporales.

¿Cuáles son los escenarios que pueden pasar al aplicar esta estrategia los pequeños negocios?

Generalmente al existir estos procesos especulativos de aumentar de forma inescrupulosa los precios en los productos de consumo masivo, refleja que el sector no posee muchas herramientas empresariales sostenibles para su negocio a través del tiempo, y se puede considerar que su prioridad es solo ganar más y no analizar los efectos que puedan ir más allá, por ejemplo:

  1. Contemplar un aumento de precios de los productos, por factores reales no especulativos.
  2. Aprovisionar partidas monetarias para futuras compras de inventario a precios elevados.
  3. Considerar que el margen de diferencia en el precio es a criterio de cada vendedor y este lo bajara conforme la negociación con cada cliente.
  4. Que los clientes podrán comprar un menor número de veces el producto, por ende, aunque aumente el margen de ganancia por aumento de precio, disminuye el margen por nivel de compra.
  5. Que ellos son vendedores de sus productos y consumidores de otros bienes y les tocara comprar a precios más altos por el mismo efecto.
  6. La falta de educación financiera hace que el ingreso que perciben, lo destinen a suplir egresos no habituales y por lo tanto al descapitalizarse, les es más difícil recuperar la misma posición económica.

Existen otros aspectos que afectan en la economía doméstica, y estos tendrán mayor impacto mientras no tomemos decisiones conscientes sobre el manejo de los recursos operativos, económicos y personales.

En la economía domésticas, factores como salud, educación, medio ambiente, transporte, inflación, especulación, entre otros; suman nuestro día a día y no los podemos invalidar o considerar uno más importante que el otro; ya que cualquier efecto en ellos tiene repercusión directa en nosotros como productores, distribuidores o consumidores.

En esta última semana visite un supermercado antes y después del día de pago, notamos aumentos de precios no significativo en variación monetaria, pero si en impacto para el consumidor, también notamos que productos básicos que pueden ser utilizados en el caso de no salir de nuestras casas (medidas preventivas) habían tenidos ventas altas al punto de no haber existencias.

Sí debemos de estar preparados, si debemos organizarnos ante un escenario incierto, ¿Por dónde comenzar? Por nosotros, podemos analizar nuestros hábitos cotidianos y modificarlos en caso de requerirlo, por ejemplo, lavarnos las manos constantemente al entrar o salir de lugares o transportes públicos.

Es importante que, en lugares concurridos, tomen medidas preventivas, sin embargo, es imperante que nosotros mismos hagamos el auto cuido, al igual que en las finanzas, la salud o enfermedad es el resultado de nuestros hábitos de vida.

Cuidar nuestro sistema inmunológico es otra de las prioridades que debemos aplicar, como el consumo de comida saludable, evitar prácticas dañinas para la salud nuestra y del entorno, haciendo ejercicios, etc podemos consultar con los expertos en nutrición o médicos que conocemos para que nos orienten mejor en el tema.

Rompamos mitos, consideremos que somos capaces de hacer lo que queremos de diferentes maneras, trabajemos sobre lo que podemos transformar,

¿Quién te dice que no puedes lograrlo?

Es nuestra responsabilidad trabajar para vivir en un ambiente saludable para nosotros mismos, nuestra familia y entorno, establecer hábitos de higiene no solo en esta temporada, si no de forma cotidiana, tomemos en cuenta que a mediano plazo nuestras acciones tienen efectos positivos y negativos en el medio ambiente y por ende en la economía doméstica y nacional.

Otra recomendación que quiero dar es el uso de los medios tecnológicos, en algunos escenarios su aplicación es efectiva y recomendada, debemos de analizar como transformar nuestro sistema de trabajo a metodologías que seas más accesibles, no veamos el desarrollo tecnológico como algo inalcanzable, es una herramienta que nos puede traer muchos beneficios, en tiempo y por ende en dinero.

¿Somos Felices Con Lo Que Somos?

Si nuestros sueños de niñez o bien la creatividad y espontaneidad para enfrentar las cosas se proyectara en nuestra adultez, nuestro mundo sería diferente, no porque viviríamos en el mundo de nunca jamás, sino porque nuestra capacidad para resolver las adversidades sería más efectiva.

Cuando niños teníamos el sueño de conquistar el mundo, de tener propiedades, negocios, de visitar lindos lugares. ¿qué pasa entonces?; ¿dónde se quedan estos sueños?, ¿dónde se pierde el encanto y la magia?

Alguna vez hemos sentido que no somos o no hacemos lo que realmente queremos; no por qué no lo sepamos, sino que quedó relegado en algún lugar durante nuestro crecimiento ya sea por factores personales, familiares, sociales, ambientales, económicos, culturales, etc. Al final, es importante saber la causa, pero principalmente, es más importante buscar alternativas de superación.

En mi caso, quería ser psicóloga y soy economista, aunque me enamoré de mi carrera, busqué, después de los treinta años, la forma de equilibrar mis necesidades personales, aplicando estrategias de desarrollo personal, crecimiento profesional y económico.

De forma provocada pero inconsciente comencé a trabajar en recursos humanos, contabilidad, docencia, posteriormente como Administradora de Negocios y Proyectos, por lo que ahora estoy más que segura que fue causalidad.

También tengo que agradecer a muchas personas que de una forma u otra me enseñaron a pensar en positivo; una frase que ha sido eco en mi formación integral es: si no sos parte de la solución sos parte del problema, también me enseñaron que, si presentaba un inconveniente, tenía que llevar más de dos soluciones para darle mayores herramientas al que tomaba la decisión, así que obligatoriamente me enseñaron a pensar.

¿Para qué les digo esto?

Me encanta cuestionarme, es una estrategia que uso no sólo para conocerme sino para resolver las adversidades. ¿Qué pasaría si tal o cual situación ocurriera?.

Mostrar los aprendizajes, las experiencias y poder compartirlos, ese es el mejor legado que podemos aportar a la sociedad.

No les daré la fórmula mágica para resolver sus vidas, porque no existe, pero si le brindaré herramientas para que transformen su presente y construyan su futuro.

¡¡¡¡Mi respuesta es sí soy Feliz!!!! ¿y la tuya?

Tres hábitos que pueden transformar tu vida financiera este 2020

Hábitos Financieros

¿Cómo se preparan económicamente para 2020? En nuestras redes estamos impulsando la campaña #Propósito2020 Educación Financiera, con el objetivo de brindar herramientas y aprender cómo manejar de forma más eficiente nuestros recursos económicos y operativos.

Acá les comparto tres estrategias para prepararse mejor en el 2020:

La primera, registrar sus movimientos económicos, o sea ingresos y egresos de forma separada y en una lista. Los ingresos servirán para cuantificar el efectivo que recibiremos y al registrar los egresos de forma diaria, consciente, realista y disciplinada vamos a poder saber dónde gastamos nuestro dinero a través del tiempo. Ojo! no Importa si somos asalariados o autónomos, siempre vamos a tener un estimado de lo mínimo y lo máximo que vamos a recibir por día, por mes o por año.

La segunda recomendación es que al clasificar todas esas entradas y salidas de efectivo en el mes, lo haríamos de acuerdo a su naturaleza o características, pueden ser al menos diez rubros para que podamos identificarlas y evaluarlas mejor. Por ejemplo: comida, vestuario, servicios básicos, alquiler, etc.

Y la tercera es totalizar las cuentas por mes y por rubro, así podremos calcular lo que representan cada una, en conjunto y en comparación a nuestros ingresos.

Si tomamos como hábitos estas tres recomendaciones podremos analizar cómo estamos realizando nuestras compras, podremos también: comparar precios, calidades, condiciones, además de evaluar si los lugares y cantidades de compras son los idóneas; todo esto para transformar nuestro presente y construir nuestro futuro.

Por Ana María Gutiérrez
Asesora de Negocios PYME.