Nuestras recomendaciones a las Pymes hace unos meses era que la necesidad de organizar los negocios era muy importante, hoy les decimos que es indispensable.
Nuestro primer mensaje va dirigido a las Pymes cuyos ingresos anuales, son mayores de C$ 500,000.00 Quinientos Mil Córdobas Netos, muchos estarán en este rango sin darse cuenta por no llevar el registro de sus movimientos económicos.
Sus condiciones podrán tener una ventaja competitiva ante otros negocios, sin embargo, el mantener esa condición (falta de registros de ingresos) los hace igual de vulnerable que al otro segmento que está debajo de la cifra indicada.
La estructura básica que hemos planteado, es que todos los negocios deben tener desde su inicio las áreas de (operación, venta, finanzas) no importando si es manejado por una o varias personas., ahora vamos a plantear en esa misma estructura los métodos de organización con ayuda de herramientas tecnológicas.
Que es lo primero que nos recomiendan como medida de prevencion: Disminuir el aglomeramiento de las personas en un mismo punto, y no solo en los centros de trabajo, sino que en los medios de transporte público o privados.
Así que las empresas o negocios que conocen los procesos y actividades que ejecutan ellos o sus colaboradores, valorarán cuanto de su personal es obligatoriamente necesario que permanezca en el local físico y cuanto puede hacer de forma remota o alternas.
Las empresas que cuentan con esa distribución (procesos y actividades), lo podrán hacer con herramientas cómo Trello, (con versión para móvil y laptop) que permite asignar actividades individuales o grupales, en ella pueden escribir los avances y revisar los seguimientos además te da alertas de atrasos en fechas de entrega.
Es una versión más ligera del Microsoft Proyect que utilizamos en los proyectos de construcción. La recomendación es que tengan bien detalladas las tareas que realizan para tener una mejor coordinación del trabajo.
Para otro tipo de negocios no tan estructurados, o personas naturales les recomendamos el calendario de Google, aparte de darles recordatorios al instante, es una herramienta que tienen a mano.
Ventaja todas ellas te dan la oportunidad de medir tus procesos de forma sistematizada y pueden tomar decisiones efectivas mediante el análisis y la evaluación, la desventaja es que, si no son aplicados con los procesos, constantes con su uso y adaptados a la tecnología, puede generar retrasos, desperdicios e improductividad; y considerar descartar su uso además quedar más expuestos ante las transformaciones actuales.
En el área de ventas lo podemos enfocar de dos maneras el llenado y análisis de las estadísticas (¿quién te compra?, ¿qué te compra?, ¿cada cuánto te compra?, o cualquier característica representativa que quieran evaluar de su mercado) porque al estar en el día a día lo vamos postergando; esa actividad la podemos hacer en Excel.
También están las aplicaciones para generar publicidad como canva (imágenes de productos y servicios), linked in (red social para promover servicios), elaborar contenido en las redes sociales (Facebook, Instagram, WhatsApp business), ubicar tu negocio en plataformas como Google maps y Google my Business, o bien crear página web, blog y videos en el canal de Youtube.
Todas estas herramientas que generen interacción con el cliente, hacen que se identifica con la Empresa no solo cuando le venden sus productos, sino cuando le brindan de forma coherente información positiva y constructiva.
En la parte económica, para las medianas empresas, muchos de los sistemas que utilizan son en línea, el requisito básico es una conexión de internet estable, otras de las recomendaciones que haríamos es que los soportes de los documentos estén escaneados y archivados en la nube, puede ser en Google drive o Dropbox, estas aplicaciones te permiten tener carpetas compartidas con varios usuarios y estar interconectados de forma permanente, los documentos puedes ser escaneados una vez por semana en un escáner físico o en aplicaciones con Cam Scanner.
En el caso de pymes que no cuenten con sistemas contables, este es el momento idóneo para que hacerlo, llevamos cuatro meses que podemos registrar perfectamente en formatos de Excel todos los movimientos económicos de ingresos y egresos.
Para las reuniones con todo el equipo de trabajo, pueden utilizar aplicaciones para llamadas como Skype, WhatsApp, grupos cerrados de Facebook cuando los usuarios son pocos y Zoom o Meet Jit,si o aplicaciones de especializadas Google para un mayor número de usuarios.
La aplicación de todas estas herramientas dependerá de cómo este organizada la empresa, del criterio y disposición de las personas que las componen, sin embargo, algunas áreas de la organización seguirán manteniendo en físico, por lo que deberán mantener las medidas de higiene recomendadas, como el lavado de mano, el distanciamiento de más de un metro, entre otras.
Estos cambios, aunque fueron drásticos representan el comienzo de una nueva era laboral, donde los profesionales, tendrán que migrar a nuevos sistemas de trabajo y las pymes a reinventar a nuevos modelos de negocios.
Agradecemos en la Colaboración del Ingeniero Roger Noguera, de Volcano Soucer por el aporte de información de las herramientas tecnológicas.
También agradecemos al Lic. Harry Alexander Guevara por la revisión del Texto